ShelterSync

Voor FG, CISO en inkoop

Alles wat uw privacy- en securityteam wil weten, op één pagina.

De pilot start pas als uw FG akkoord geeft. Daarom leggen we vóór de eerste import samen vast wat er gebeurt, en vraagt u het dossier aan zonder formulier.

Vraag het dossier aan Stuur door naar uw FG
Dit krijgt uw FG van ons
Verwerkersovereenkomst
Getekend vóór de eerste import
DPIA-sjabloon
Vooraf ingevuld, Word
BIO-verantwoording
Per maatregel, Excel
Technische en organisatorische maatregelen
PDF

Wie ziet wat

Kies een rol. Dit is de standaardinrichting; per locatie kunt u hem strenger maken.

ShelterSync slaat geen BSN op, voor geen enkele rol. Bewoners hebben een intern nummer en een badgecode.

Vóór de eerste import leggen we dit vast

Uw FG mag aanschuiven bij de kennismaking. Dan zijn deze drie punten meteen concreet.

Plan met uw FG erbij
  1. 1Welke gegevens we verwerkenWe bepalen samen de noodzakelijke velden en het doel. Wat niet nodig is, laden we niet in.
  2. 2Wie welke toegang krijgtRollen volgen het werk: poort, intake, locatie, regie. U tekent de inrichting af vóór de start.
  3. 3Hoe de pilot eindigtDoorgaan, of uw gegevens terug als Excel en verwijdering van omgeving en back-ups, schriftelijk bevestigd.

De technische maatregelen

Opslag in NederlandHosting bij Fuga Cloud, een Nederlandse cloudaanbieder. Geen doorgifte buiten de EU.
VersleutelingTLS 1.3 onderweg, AES-256 in opslag. Sleutels beheerd in Nederland.
InloggenTweestapsverificatie verplicht. Koppeling met Microsoft Entra ID of andere SSO van de gemeente.
LogboekElke inzage, wijziging en export wordt vastgelegd met naam en tijd, en is niet aan te passen.
BewaartermijnenNa vertrek van een bewoner automatisch geanonimiseerd, volgens de termijn die u instelt.
Beschikbaarheid99,9% uptime in de SLA. Bij een storing blijft een offline evacuatielijst op het apparaat.

We noemen alleen wat we schriftelijk kunnen aantonen. Certificeringen en rapportages delen we op aanvraag.

Deze pagina beschrijft het product ShelterSync. De website sheltersync.nl zelf draait op Cloudflare en verwerkt alleen de gegevens uit het aanvraagformulier, nooit bewonersgegevens; zie de privacyverklaring.

Vragen die we vaak krijgen

Kunnen we eerst zonder echte bewonersgegevens testen?

Ja. Een demo of de eerste pilotdagen kunnen met voorbeeldgegevens van een vergelijkbare locatie.

Wanneer tekenen we de verwerkersovereenkomst?

Vóór de pilot. Er wordt geen enkel persoonsgegeven ingeladen zonder getekende overeenkomst.

Hoe gaat de import van onze Excel-lijsten veilig?

Via een versleutelde uploadomgeving, niet per e-mail. Alleen twee medewerkers van ons implementatieteam hebben tijdelijk toegang, en dat wordt gelogd.

Wie zijn de subverwerkers?

Het volledige overzicht staat in de verwerkersovereenkomst. De hosting draait bij Fuga Cloud. Wijzigingen melden we vooraf.

Wat als het internet uitvalt tijdens een evacuatie?

De laatste bezettingslijst staat versleuteld op de apparaten van dienstdoende medewerkers en is offline op te roepen.

Akkoord van uw FG? Dan starten we binnen twee werkdagen.

De verwerkersovereenkomst tekenen we vóór de eerste import.

Pilot aanvragen